Functionaliteiten van 2Work
2Work biedt een enorme variëteit aan functionaliteit(en) en mogelijkheden. Je kiest natuurlijk zelf welke onderdelen hiervan je het gebruikt. Hiermee kan je als organisatie gemakkelijk groeien, door steeds nieuwe functionaliteiten te introduceren en implementeren, wel pas zodra jullie hier écht aan toe zijn.
Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste functionaliteiten die we bieden.
Correspondentie
Er gaat heel wat post in en uit. 2Work heeft een krachtige berichten module met een WYSIWYG-editor, waarin berichten in een oogwenk zijn aan te maken. E-mail is volledig geïntegreerd, elk bericht kan ook als e-mail verzonden worden. Berichten worden gearchiveerd in de dossiers, vaak automatisch. Berichten kunnen een werkstroom starten of vanuit bepaalde werkstromen kunnen berichten worden gegenereerd.
Standaardbrieven
2Work heeft meer dan 80 standaardbrieven. Veel van deze brieven zijn vanuit werkstromen of schermen snel te genereren. Deze sjablonen zijn zo slim dat het voor de ontvanger lijkt alsof er heel veel werk in is gestoken. Voor de dossierbeheerder betekent dat de meeste nauwelijks werk kosten.
Compleet Financieel Inzicht
Vanuit de registratie van de vaste inkomsten, uitgaven en reserveringen wordt door 2Work een compleet budgetplan gemaakt. Hiermee kan de financiële situatie van de klant inzichtelijk gemaakt worden. Voor de dossierbeheerder is er een uniek overzicht van de liquiditeit van de klant. De actuele financiële gegevens van de bank worden vermeld met alle geplande inkomsten en uitgaven voor de volgende drie maanden.
Bewaken van Geldstromen
De kern van het financiële beheer van 2Work is dat je alle geldstromen van klanten ziet, die afwijken van je verwachtingen. Na het inlezen van digitale bankafschriften, zal 2Work alleen de posten laten zien die niet uitgevoerd zijn of die teveel afwijken: management by exception. Dit maakt het mogelijk om ongekend vroeg te reageren op signalen.
Betalen
2Work maakt een betaaladvies aan op basis van de bankenaldo's en de verplichtingen in de dossiers. Hierbij wordt rekening gehouden met feestdagen. Na controle en eventueel bijstellen van het betaaladvies, kan dit in de vorm van een digitaal betaalbestand aan de bank worden aangeboden.
Oormerken
2Work heeft een eigen manier van reserveren: oormerken. Naast gewoon geld opzij te zetten, kun je ook inkomsten aan reserveringen toevoegen. En uiteraard kun je structureel of eenmalig betalen uit geoormerkte bedragen.
Rapportages
Standaard levert 2Work de boedelbeschrijving en rekening & verantwoording (RenV) aan de kantonrechtbank. Daarnaast kan met een druk op de knop elke klant, periodiek, een overzicht krijgen van alle mutaties op de rekening (en) op briefpapier van het eigen kantoor.
Onbeperkt # Bank(rekening)en
Per dossier kan een onbeperkt aantal beheer-, spaar- en privérekeningen worden beheerd. Dit kunnen rekeningen bij diverse banken zijn. Krijg je de afschriften digitaal (Swift-MT940 / SEPA), dan kun je ze gewoon in 2Work krijgen. dit is relevant omdat bij internetbankieren de afschriften nog maar maximaal 13 tot 16 maanden toegankelijk zijn, terwijl de bewaarplicht zeven jaar bedraagt.
Telefoonboek per Dossier
2Work werkt met een centraal (eigen) relatiebestand. alle betrokken relaties bij een klant worden automatisch via verwijzingen in het dossier gezet. Gemakkelijk om iemand snel te bezoeken. Zo mogelijk draait 2Work zelfs het telefoonnummer.
Schuldenbeheer
2Work maakt de schuldpositie van klanten inzichtelijk, ook met weinig informatie. Het is mogelijk om een regeling te treffen of een voorstel aan alle schuldeisers te doen. Minstens zo belangrijk is het schuldtraject: welke stappen zijn wanneer en door wie gedaan om de schulden onder controle te krijgen.
Meldingen
De beheerder van een dossier krijgt in de 2Work verder terugkoppeling over alle toevoegingen en/of wijzigingen die zijn ingevoerd in de dossiers. Hiermee is het beeld over een dossier altijd compleet, ook na afwezigheid.
Samenwerking
2Work ondersteunt diverse manieren waarop een kantoor georganiseerd kan worden: dossierbeheerders met of zonder assistenten, teams, aparte afdeling administratie. Het kan allemaal. En elk ziet enkel de dossiers waarvoor ze (mede-) verantwoordelijk zijn.
Debiteurenbeheer
Los van de boekhouding, zorgt 2Work ook voor de bewaking van de eigen inkomsten. Vanuit de tariefstelling in een dossier zal 2Work de periodieke overboeking naar de eigen bedrijfsrekening aanmaken. uiteraard kunnen de eigen kosten ook via 2Work geïncasseerd worden. Ook de intake- en exitfacturen worden door 2Work gemaakt. En met de optie ‘krijg ik alles’ wordt de complete debiteurenbewaking gedaan.
Intake en Beëindiging
De intakeprocedure en het beëindigen van de dossiers vergt een heel andere werkwijze dan de reguliere beheerstaken. In het handboek zijn deze processen beschreven. Deze processen zijn vanuit de intakelijst en de lijst beëindigingen te bewaken. De berichten (bijv. uitnodiging voor een intakegesprek of de bereidverklaring naar het kanton) worden vanuit hier aangemaakt.
Termijnbewaking
Naast de bewaking van acties heeft 2Work ook kennisregels ingebouwd. Deze waarschuwen als er zaken gebeurd zijn, of nog moeten gebeuren. zo meldt 2Werk als je, binnen een zelf aan te geven aantal dagen, geen beheerrekening hebben na ontvangst van de beschikking.
Kennismanagement
2Work heeft de mogelijkheid om informatie en kennis in aparte dossiers op te slaan. Het prikbord kan zelfs werken als een intranet met verwijzingen naar deze kennisbronnen.
Historie
In 2Work kan worden bijgehouden waar een klant woont, maar ook woonde (peildatum voor veel gemeentelijke belastingen is 1 januari). Ook detentie of tijdelijke opnames kunnen geregistreerd worden. De bankafschriften worden van een onbeperkt aantal jaren opgeslagen.
Autorisatie
Binnen 2Work kan een onbeperkt aantal gebruikers werken. Het aantal licenties bepaalt alleen maar hoeveel gebruikers er gelijktijdig aangemeld zijn. Gebruikers kunnen afzonderlijke bepalen voor bepaalde dossiers en / of bepaalde handelingen.
Applicatiebeheer
De applicatiebeheerder krijgt tal van gereedschappen om functionaliteiten naar eigen wens aan te passen. Hiermee kun je een 2Work inrichten die helemaal past bij jouw eigen organisatie!
2Look
Speciaal voor de klanten van onze klanten en / of hun begeleider is 2Look ontwikkeld. Dit is een website waar meekijkers toegang krijgen tot informatie uit hun dossier (s). Je bepaalt zelf, in je eigen 2Work, welke informatie je hiervoor beschikbaar stelt. Het is zelfs mogelijk dat via 2Look betalingen worden gedaan of aangevraagd.